1. Varaa aikaa syksylle
Mieti tulevaa syksyä ja listaa, mitä sinun tulee tehdä joka viikko. Varaa näille tehtäville jo nyt sopivat kolot kalenteriisi. Esimerkiksi jos joudut kirjoittamaan paljon esityksiä tai presentaatioita, varaa jokaiseen viikkoosi parin tunnin aika sitä varten.
Varaa myös jokaiseen viikkoon itsellesi ainakin yksi aika, jota et peru vaikka mitä tapahtuisi. Silloin saat tehtyä olennaisen, vaikka kaikki muu kaatuisi päälle. Tee kollegoillekin selväksi, että tähän aikaan et ole tavoitettavissa.
2. Ota ajanhallintasovellukset haltuun
Kun tehtäviä kasaantuu, on hyvä kirjoittaa ylös, mitä pitää tehdä. Muistilaput työpöydällä ovat perinteisin ratkaisu, mutta kannattaa kokeilla myös erilaisia älypuhelimella toimivia sovelluksia. Niiden paras puoli on se, että kaikki tehtävät ovat samassa paikassa, eivätkä helposti katoilevien lappujen varassa.
Kesällä on aikaa tutustua uusiin työkaluihin, ja syksyllä voi valita joukosta itselleen sopivimman. Kokeile yhtä sovellusta esimerkiksi viikon ajan. Muista viikon lopussa myös arvioida miten hommat meni. Tietokoneella tai älypuhelimella käytettäviä hyviä, ilmaisia sovelluksia ovat esimerkiksi Evernote ja TeuxDeux.
3. Opettele vihon ja kynän tehokas käyttö
Perinteistä vihko ja kynä -menetelmääkin voi hioa. Bullet journaliksi kutsuttu tekniikka auttaa pysymään kärryllä siitä, mihin oma aika on mennyt. Perusta muistikirjan ensimmäiselle sivulle sisällysluettelo. Seuraava aukeama on varattu kuluvalle kuukaudelle. Kirjoita vasemmalle sivulle kuukauden nimi ja listaa alle päivät ensimmäisestä viimeiseen. Merkitse tähän deadlinet ja etukäteen tiedossa olevat, isot tehtävät. Viereiselle ja seuraaville sivuille voit perustaa päiväkohtaisen muistilistan.
Merkitse tehtävät aina jonkin päivän alle ja piirrä niiden viereen pieni neliö. Kun saat jonkin tehtävän tehtyä, voit ruksia ruudun. Kun kuukausi vaihtuu, tee jälleen seuraavalle tyhjälle sivulle kuukausilistaus. Päivien alle voit tehdä myös muistiinpanoja. Kesällä tehtäviä on yleensä vähemmän, joten menetelmän voi rauhassa opetella ja arvioida, sopiiko se omiin tarpeisiin.
4. Jumppaa tyhjässä toimistossa
Täydessä toimistossa kynnys pitää jumppataukoja voi nousta korkeaksi. Kesällä on hyvä ottaa tavaksi lyhyt liikuntatuokio esimerkiksi aina ennen lounasta. Tee muutama kyykky ja punnerrus seinää vasten, vaikka vessassa, jos et muualla kehtaa. Pyörittele hartioita, kierrä ylävartaloa puolelta toiselle.
Älä istu koko päivää staattisesti paikoillasi, vaan kokeile kävellä pari kertaa toimiston ympäri. Näin aineenvaihduntasi nopeutuu, energiatasosi nousee ja ennen kaikkea luova ajattelukykysi paranee.
5. Lähde ulos
Pidä palaverit ulkona kävellen. Raitis ilma ja vaihtelevat maisemat lisäävät energiaa ja piristävät ajattelua. Palaverien siirtäminen ulkoilmaan muuttaa myös ryhmädynamiikkaa. Niissä ollaan paremmin läsnä ja osallistutaan enemmän.
Jos sinun ei ole pakko istua toimistolla, ota kannettava tietokone mukaan vaikka puistonpenkille ja tee hetki töitä ulkoilmassa.
6. Opettele kirjoittamaan sähköpostia kuten tekstiviestejä
Tee itsellesi tapa, että valtaosa lähettämistäsi viesteistä on enintään viiden lauseen pituisia – melkein jokaisen asian saa tiivistettyä siihen. Lyhyet viestit säästävät sekä kirjoittajan että lukijan aikaa. Opettele myös otsikoimaan viestisi mahdollisimman informatiivisesti ja selkeästi. Näin ne tulevat luettua ja löytyvät sähköpostien syövereistä jälkikäteen helpommin.
Ytimekkäästi kirjoittaminen on taito, jota voi olla hankala opetella kiireessä. Kesällä on aikaa keskittyä taidon parantamiseen ja tarkkailla, millä keinoilla asiat saa tiivistettyä parhaiten.