Laajemmat kuvakokonaisuudet kannattaa säilöä samaan kansioon, yhden otsikon alle.
Esimerkki: Jos olet kuvannut perheesi joulunviettoa, on kätevää aloittaa nimeäminen päivämäärästä ja keksiä kansiolle kuvaava nimi.
Kirjoita päivämäärä käänteisessä järjestyksessä, koska se helpottaa kansioarkiston selausta.
Joulukuvakansion voi nimetä vaikkapa seuraavasti: 81224_jouluaatto_mummolassa.
Päivämäärän kirjoitusjärjestys:
vuosiluku
kuukausi
päivä.
Yksittäiset kuvat tulisi nimetä siten,
että ne löytyvät mahdollisimman
helposti ja vähällä vaivalla.
Kuvan tiedot eli metatiedot voi jakaa kolmeen kategoriaan:
Itsearvoinen (tiedoston nimi ja koko)
Kuvaileva (aihe, otsikko, yleisö jne.)
Havainnollistava (viimeksi tallennettu, tarkastettu, omistaja jne.)
Osa metatiedoista eli metadatasta syntyy automaattisesti, loput tallentaja joutuu syöttämään itse. Tärkein metadata on päiväys. Se syntyy automaattisesti kuvaushetkellä, joten varmista, että kameran päiväys ja kellonaika ovat oikein. Muita automaattisesti tallentuvia metatietoja ovat niin sanotut EXIF-tiedot (Exhangeable Image File Format), joihin kuuluvat:
- suljinaika
- aukko
- objektiivin polttoväli
- herkkyys (ISO-arvo)
- valkotasapaino
- tarkennustapa
- valotuksen mittaustapa
- tieto salaman käytöstä
- kuvan suunta (vaaka vai pysty) jne.
Aika-, aukko- ja herkkyystietoja voi hyödyntää tutkimalla eri asetusten vaikutusta lopputulokseen.
Kuvailevan tiedon lisääminen
- Aloita yleisimmistä sanoista
- Merkkaa yleiskuvaus kaikkiin kuviin
- Lisää kuvakohtaiset tunnisteet viimeisenä.
Jokaisessa kuvassa tulisi olla vähintään tieto ajasta, paikasta
ja henkilöistä.
Luokituksia ja avainsanoja kannattaa miettiä huolella, sillä kerran luotua järjestelmää on työläs muuttaa.
Tietojen muokkaus
Yksittäisen digikuvan tietoja voi muokata kuvankäsittely- ja arkistointiohjelmilla. Uusissa käyttöjärjestelmissä kuvien katselu ja metatiedon hallinta on lisätty työpöydän vakio-ominaisuudeksi, mutta esimerkiksi Windows XP ei varsinaisesti tue metadatan käyttöä, vaikka se osaa näyttää EXIF-tietoja.
Digikuvien arkistointiohjelmia
Live Gallery (ilmainen)
XnView (ilmainen)
Irfan View (ilmainen)
Sijaintitieto eli missä kuva on otettu
Monissa kuva-arkisto-ohjelmissa sijaintitiedon eli paikan, jossa kuva on otettu, voi lisätä kuviin jälkikäteen (geotagging). Sijainti syötetään joko koordinaatteina tai pudottamalla kuva hiirellä kartan oikeaan kohtaan.
Lisää kuvaan tietoja tarpeen ja käyttötarkoituksen mukaan.
| Käyttötarkoitus | Erityistä | Lisättävät tiedot |
| Kuvat omaan käyttöön | Älä tuhlaa aikaa turhaan dokumentointiin. | Kuka? Missä? Milloin? |
Kuvat talteen jälkipolville | Mieti, mikä jälkipolvia kuvissa kiinnostaa. | Kuka? Missä? Milloin? Mitä kuvaushetkellä tai rajauksen ulkopuolella tapahtui? |
Muista nyrkkisääntö: kuvaan lisätyistä tiedoista saatavan hyödyn on oltava suurempi kuin niiden kirjoittamiseen uhrattu työmäärä.
