Kun suunnittelet vieraslistaa, mieti kuinka suuret juhlat haluat pitää ja paljonko vieraita juhlatilaan mahtuu. Ota myös tässä vaiheessa huomioon, millaisiin juhlallisuuksiin budjettisi riittää.
Lähetä kutsut hyvissä ajoin. Mitä aiemmin kutsut vieraasi, sitä paremmin heillä on aikaa järjestää aikataulut sopimaan juhliasi varten. 3–4 viikkoa ennen juhlia on hyvä aika toimittaa kutsut perille.
Kutsun sisältö
mikä juhla
päivämäärä ja kellonaika
paikka ja tarkka osoite
tarvittaessa ajo-ohje ja kartta
kuka kutsuu
pitääkö saapumisesta ilmoittaa etukäteen
mahdollinen pukukoodi
Epävirallisempaan juhlaan kirjallinen kutsu ei ole välttämätön, myös puhelinsoitto tai sähköposti voi riittää. Suuremmat merkkipäivät voi ilmoittaa myös kutsulla lehti-ilmoituksessa.
Kellonaika on hyvä merkitä selkeästi. Jos juhlassa ei ole tarkkaa alkamisajankohtaa, merkitse kutsuun esimerkiksi ”klo 14 alkaen”.
Jos juhla päättyy tiettyyn aikaan, kerro siitäkin kutsussa: ”klo 14–18”. Jos toivot, että kaikki ovat paikalla samaan aikaan, kerro se esimerkiksi näin: ”Juhla alkaa klo 14.00” tai ”Alkumalja nostetaan klo 14.00”.
Kirjallisen kutsun voi painattaa kirjapainossa tai ostaa valmiit kutsukorttipohjat kirjakaupasta. Näppärä askartelija voi tehdä kutsut myös itse, tarvikkeita voi ostaa paperikaupasta ja askarteluliikkeestä.
Vastausta pyydetään
Haluatko, että vieras ilmoittaa etukäteen osallistumisestaan? Merkitse silloin kutsuun V.p. Myös ranskalainen R.S.V.P. on yleisesti tunnettu lyhenne.
V.p. Vastausta pyydetään
R.S.V.P. Répondez s’il vous plait
Tähän on kohteliasta myös vastata. Kuitenkin suomalaisissa juhlissa on aina myös niitä, jotka eivät kehotuksesta huolimatta ilmoita etukäteen osallistumisestaan. Tämä aiheuttaa turhaa päänvaivaa juhlan järjestäjäjlle, joka miettii muun muassa tarjoilun ja istumapaikkojen määrää.
Vaikka kutsussa ei erikseen pyydetä ilmoittautumista, on silti kohteliasta ilmoittaa pääseekö juhlaan vai ei.
Varaa päivä – Save the date
Amerikkalainen tapa on lähettää ennen varsinaista kutsua Save the Date -kortti (STD), jossa kerrotaan lyhyesti juhlan aihe ja ajankohta. Tämän kortin voi lähettää jo puoli vuotta ennen juhlia. Tapa on kätevä myös suomalaisessa juhlassa, jos vieraita kutsutaan kaukaa ja ulkomailta.
Muistin virkistykseksi – Pour Mémoire
Harvinaisempi kortti suomalaisessa juhlassa on P.M. eli ”muistin virkistykseksi”.
Tällainen kortti voidaan lähettää, jos vieras on jo aiemmin saanut kutsun ja ilmoittanut suullisesti osallistuvansa juhlaan. Tällöin kutsu on nimensä mukaisesti vain muistutus tulevasta juhlasta, eikä siihen tarvitse enää vastata erikseen.
