Laatikoihin kertyneistä kuiteista, tositteista ja asiapapereista ainakin osa kannattaa arkistoida huolellisesti. Palkkalaskelmia ja verotietoja säilytetään pidempään, laskut ja takuukuitit on hyvä arkistoida muutamaksi vuodeksi.
Verotukseen liittyvät tositteet, isompien hankintojen kuitit, kauppakirjat ja monet muut asiapaperit sisältävät tietoa, jolla voi olla juridista tai taloudellista merkitystä.
Säilytä esimerkiksi kotitalousvähennyksen kuitit kuusi vuotta verovuoden päättymisestä lukien.
Kodin muistot, kuten valokuvat, postikortit ja vaikkapa lasten piirustukset, kertovat eletystä elämästä, ja niillä on tunnearvon lisäksi historiallista merkitystä tuleville sukupolville.
Markkinoilla on paljon erilaisia kansioita, jotka helpottavat arkistointia. Paperiarkiston järjestäminen sujuu mukavasti, kun ei ota liian suurta urakkaa kerralla, vaan jakaa työn pienempiin osiin.
Sopivan kokoiset laatikot ovat käteviä arkistoitavan materiaalin väliaikaiseen säilytykseen.
Papereiden säilyttäminen ja varmuuskopiointi
Lämpöpaperille tulostetuista kuiteista häviää teksti alle vuodessa. Ota kuiteista kopiot. Joissakin tavarataloissa ja kaupoissa saa pyydettäessä kuiteista kopiot.
Esittely- ja opetuskalvoilla tieto säilyy muutaman vuoden, kopioi tärkeät tiedot paperille.
Kosteus, pöly, voimakkaat lämpötilan muutokset ja lika tuhoavat ajan mittaan paperia. Säilytä aineisto kuivassa ja hyvin ilmastoidussa paikassa valolta suojattuna.
Kaikki ylimääräinen kuluttaa paperia. Poista turhat klemmarit, niitit, muovikelmut, teipit ja kuminauhat. Myös taitokset ja reiät kuluttavat paperia.
Kotiarkiston lajittelu
Lajittele aineisto yhden aiheen tai tietyn ajanjakson mukaan: veropaperit samaan mappiin tai esimerkiksi kuluvan vuoden asiapaperit yhteen mappiin.
Erottele kansion aineisto välilehdillä ja tee selkeät merkinnät sisällöstä. Käytä merkintöihin mieluiten pitkään säilyvää kynää.
Lokeroita sisältävä kansio on kätevä kuiteille, takuutodistuksille, lääkeresepteille ja kaikille sellaisille asiapapereille, joita tarvitaan säännöllisesti.
Muovitaskut sopivat usein tarvittavien papereiden, kuten ruoka- ja työohjeiden säilytykseen.
Säilytä paperivalokuvat valokuville tarkoitetussa kansiossa tai pahvilaatikossa. Muovitaskut eivät sovi valokuvien pitkäaikaiseen säilytykseen. Vanhat mustavalkokuvat säilyvät paremmin kuin samanikäiset värikuvat, nykyisissä materiaaleissa ei ole huomattavaa eroa.
Asiakirjojen hävittäminen
Tarpeettomat asiakirjat hävitetään huolellisesti. Henkilötunnuksia, sairauskertomuksia ja tilitietoja sisältävien asiankirjojen tuhoaminen on helpointa polttamalla tai silppuamalla ne.
Digitaalisen aineiston säilyttäminenCD- ja DVD-levytSäilytä CD:t ja DVD:t suojakoteloissa ilmavassa ja varjoisassa paikassa. Optiset tallenteet ovat herkkiä naarmuille, sormenjäljille, auringonvalolle ja korkeille lämpötiloille. Itse poltettujen levyjen kestävyys vaihtelee, kopioi tiedot aina muutaman vuoden välein.
Muistitikut
Lue, miten arkistoit vanhat valokuvat ja digikuvat.
Skannaus ja digitointiSkannaus sopii esimerkiksi paperisten asiakirjojen tallentamiseen. Skannaamalla tiedot tallennetaan elektroniseen muotoon. Digitointi on skannausta laajempi käsite. Digitointi sisältää toimenpiteitä, joilla materiaali saadaan kootuksi pysyvään, elektroniseen muotoon. Monet valokuvausliikkeet tekevät valokuvien skannausta. |
Lisätietoa: Pureeko ajan hammas, Liikearkistoyhdistys ry 2001.
Kansioita ja koteloita myyvät Prismat.
